7 principios de gestión de riesgos para ejecutar proyectos exitosos


Riesgo. Amo esa palabra Todo lo maravilloso que me ha pasado ha nacido del riesgo.

Cuando hablamos de la gestión de riesgos en los negocios, no solo estamos hablando de los audaces y valientes movimientos comerciales que pueden fallar, sino que también podrían llevarnos a nuevas alturas. También estamos hablando de los sucesos muy negativos que es probable que sucedan si no los prevemos y evitamos.

El riesgo puede provenir de una fuente interna o externa, y no hay un proyecto en el mundo que no sea susceptible al riesgo. Gracias a la gestión de riesgos, las empresas pueden minimizar las amenazas conocidas tanto como sea posible, prevenir el fracaso del proyecto y mantenerse en la buena voluntad del cliente. Las empresas también pueden experimentar éxitos con los que nunca han soñado.

Por qué debería priorizar la gestión de riesgos del proyecto

  • Manejará problemas inesperados de manera proactiva, lo que puede evitar que pierda dinero, e incluso puede ganar tu dinero.
  • Puede aprovechar las oportunidades que surgen.
  • Los miembros del equipo estarán encantados de no tener que solucionar problemas que podrían haberse evitado.
  • Los proyectos se entregarán antes de la fecha de vencimiento y dentro del presupuesto, y tendrán el nivel de calidad que su cliente espera.

7 principios de gestión de riesgos del proyecto

Es un gran error suponer que se producirán cero problemas durante el curso de su proyecto. Esto no es seguro; Es ignorante. Las compañías inteligentes escriben la gestión de riesgos en el proyecto mismo, así como en la capacitación de los empleados e incluso en las operaciones diarias. Repasemos siete principios de gestión de riesgos.

1. Definir el alcance del trabajo para un proyecto

El alcance del trabajo de un proyecto (SOW) debe incluir:

  • Información del cliente
  • Información del contratista
  • Entregables
  • Hitos

Sin embargo, esos son solo los conceptos básicos. Su SOW debe ser lo más detallada posible para que su cliente sepa lo que está dentro del alcance del trabajo y lo que no. Responda preguntas como: "¿Qué sucederá si el cliente solicita cambios después de aceptar el proyecto como completado?" o "¿Cómo se verá afectada la línea de tiempo del proyecto si el cliente no proporciona la información necesaria a tiempo?"

Se debe escribir una nueva SOW para cada proyecto. Cada cliente y contrato será diferente, y si usa una plantilla genérica, se perderá algo.

2. Identifique los riesgos lo antes posible

Ser capaz de ver el riesgo que se avecina requiere mantener una mente abierta y pensar en el futuro de un proyecto, no solo en su estado actual.

Los empleados son una gran fuente para esto. Tienen experiencias variadas y pueden determinar cuándo necesita gestión de riesgos. Organice reuniones individuales y sesiones de todo el equipo para solicitar comentarios y consejos. Además, hable con otros profesionales de la industria que hayan trabajado en proyectos similares. Descubra qué salió mal en sus proyectos y los problemas que pudieron evitar mediante la gestión de riesgos.

En última instancia, desea pasar por cada paso del proyecto y discutir cualquier inquietud o posible problema. No hay ninguna sugerencia que sea demasiado tonta o descabellada en este momento: esta es una sesión de lluvia de ideas y todas las ideas son bienvenidas.

Las áreas del proyecto para evaluar la gestión de riesgos incluyen:

  • Presupuesto
  • Requisitos del cliente
  • Contratos
  • Documentación
  • Personas (por ejemplo, si un miembro del equipo central se enferma)
  • Calendario
  • Tecnología
  • Clima y desastres naturales

Puede desglosar estas categorías aún más si lo desea. Por ejemplo, la categoría de "calendario" se puede dividir en diferentes entregables de diseño de sitios web y luego se puede evaluar el riesgo para cada uno.

3. Identificar oportunidades, también

Del mismo modo que puede prever hacia dónde se volverá loco un proyecto, puede prever hacia dónde podría volar si fuera necesario. no fallar. La preparación de oportunidades es una parte importante de la gestión de riesgos.

Supongamos que está creando una página de destino para un cliente. Estás trabajando con un equipo de marketing para dirigir el tráfico a esa página de destino; Una vez que los visitantes estén allí, espera que se conviertan gracias a su diseño fenomenal y copia de ventas. Por un lado, puede prepararse para que la página de destino no convierta a tantas personas como espera o que el formulario de registro tarde demasiado en cargarse.

¿Pero qué pasa si todo va para otro lado? El anuncio del equipo de marketing funciona tan bien que piden un presupuesto mayor para obtener aún más tracción. Tantas personas se convierten en la página de destino que el sitio web apenas puede manejar la afluencia de tráfico. Estos son grandes problemas para tener, y tienen que ser planificados para igual que los negativos.

4. Asignar importancia al riesgo

Califica cada riesgo. Usar una escala del 1 al 5 es más fácil, siendo 1 el menos impactante y 5 el más impactante. Primero, responda la pregunta, "¿Qué tan probable es que ocurra el riesgo?" y puntúalo en esa escala. Luego, califique el impacto de lo siguiente: tiempo, costo y calidad. Si es un riesgo positivo, también puede calificarlo en términos de sus beneficios, como en "¿Qué tan beneficioso será este riesgo si ocurre?"

Hacer esto te ayudará a priorizar qué riesgos mitigar primero y a decirte cuáles se pueden dejar de lado o incluso ignorar por completo. Si existe un riesgo que es muy probable que ocurra y que tenga un impacto negativo importante, necesita su atención. Si hay uno que no es muy probable que ocurra y solo tenga resultados insignificantes si lo hace, puede dejarlo para más adelante o incluso omitirlo por completo.

Hay un área gris.

Supongamos que está diseñando un sitio web para un nuevo cliente. Esta es la primera vez que trabaja con ella y ya sabe que no quiere trabajar con ella en el futuro: sus demandas son altas y poco realistas y su presupuesto es bajo. Ella quiere un sitio web robusto, pero no puede permitírselo, y no parece entenderlo. Tendrá que entregar menos de lo que ha pedido, atendiendo a lo básico y las necesidades y dejando de lado las campanas y los silbatos.

Aquí está el riesgo: a menos que entregue lo que quiere dentro de su presupuesto (que no está dispuesto a hacer), va a decepcionar seriamente a la cliente, y probablemente no lo contratará en el futuro. La probabilidad de que esto ocurra es un 5.

Esto no va a afectar el tiempo o el costo, la razón por la que está diciendo "no" a sus demandas es trabajar dentro de las limitaciones de tiempo y presupuesto, pero va a impactar la calidad, al menos a los ojos del cliente. Sin embargo, aquí hay otra pregunta: ¿te importa? Tal vez no. No querrás volver a trabajar con ella, por lo tanto, si bien el riesgo de que ocurra lo peor es alto, el impacto en el futuro de tu negocio es bajo: ya sabes que se acerca y estás de acuerdo.

El riesgo y el impacto actual obtuvieron una calificación alta, pero el impacto futuro no lo hizo, por lo que a pesar de que los números están allí, esto no necesita mucha atención.

Lo contrario también puede ser cierto.

Puede haber algo aparentemente pequeño, poco probable que suceda, que no tenga un gran impacto en el tiempo, el costo o la calidad, pero aún así es importante para usted, por cualquier razón. Por ejemplo, supongamos que tiene un cliente para el que ha creado numerosos sitios web. Él siempre está encantado con tu trabajo. Ahora, tiene un proyecto ligeramente diferente para usted, un sitio web para una industria con la que no está tan familiarizado como otros. Estás bastante seguro de que aún puedes entregar lo que quiere y que el cliente quedará impresionado. El riesgo de que algo salga mal es bajo. Sin embargo, todavía está allí y tiene una relación tan fantástica con este cliente que desea evitar todos los riesgos posibles. Los números de la evaluación de riesgos son bajos, pero la importancia es alta, por lo que aún lo va a incluir en su lista de riesgos para prevenir.

5. Averigüe cómo responder al riesgo

Has determinado qué riesgos necesitan tu atención en este momento. Qué vas a hacer, ¿aunque? ¿Qué acciones hay que tomar y por qué?

El método del triple por qué para la gestión de riesgos

Para profundizar en la causa raíz de un problema potencial, soy un gran admirador de preguntarte una serie de 3 partes de "¿por qué?"

Tomemos el ejemplo de ese cliente que quería el mejor sitio web del mundo pero tenía un pequeño presupuesto para ello. Ya hemos establecido que se va a decepcionar porque no puede obtener todas las funciones que quiere. Una cosa que no puedes hacer por ella es crear un chatbot personalizado. En lugar de simplemente decir: "Bueno, no podemos hacerlo, tan difícil", descubra por qué esto es un problema:

  • ¿Por qué es esto un problema? El cliente no tiene el presupuesto para el chatbot personalizado que desea. Se va a enojar porque no tiene esta funcionalidad en su sitio web.
  • Por qué: porque quiere una manera para que los clientes se pongan en contacto con ella de inmediato y siente que el chat en vivo es la mejor manera de ofrecer eso.
  • Por qué: Porque hay menos aros para que el cliente salte. Pueden ponerse en contacto con su empresa sin enviar un correo electrónico o levantar el teléfono primero.

Bueno. Así que hemos determinado que el real el problema no es: "El cliente quiere esto que no puede pagar". El problema es que el cliente quiere una forma de que los clientes puedan chatear en vivo con su empresa, y está asumiendo que un chatbot personalizado es la única forma de hacerlo. En lugar de decir: "No, lo siento", puede volver con ella con una alternativa que pueda pagar, como integrar Facebook Messenger en su sitio web. Ahora ha resuelto el problema real, ese tercer "por qué".

Las 4 formas de manejar el riesgo

Ahora que conoce la causa raíz del problema potencial, hay cuatro formas básicas de abordarlo:

  • Evitación: evite que ocurra el riesgo para que no estropee su proyecto.
  • Mitigación: tome medidas para limitar cuánto daño puede causar el riesgo.
  • Transferencia: contrate a alguien más para asumir el riesgo. Por ejemplo, puede contratar a un abogado para que revise un contrato.
  • Aceptación: esto es lo que elegirás si las otras tres opciones no están disponibles o no son realistas.

6. Mantener un registro de riesgos

Use una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los riesgos que espera. Además de las escalas de evaluación de riesgos mencionadas anteriormente, aquí hay algunos campos para incluir y detalles para desarrollar:

  • La fecha en que agrega la entrada y cualquier otra fecha que importe, como cuándo sucede algo consecuente
  • Descripción del riesgo.
  • Probabilidad de que ocurra el riesgo
  • La persona responsable de gestionar el riesgo, determinada por quién es el más adecuado para ese riesgo en particular.
  • Respuesta (s) adecuada (s) al riesgo
  • Estimaciones de alto y bajo costo para diferentes respuestas de riesgo
  • Estado actual

La complejidad del registro de riesgos coincidirá con la complejidad del proyecto. Para el diseño o desarrollo simple de un sitio web que haya hecho cientos de veces antes, un registro de riesgos informal le servirá perfectamente. Para un proyecto de gran alcance y para un cliente VIP, querrá un registro de riesgos más formal y detallado.

7. Revise periódicamente los riesgos del proyecto

Cada semana, revise su registro de riesgos para actualizar la información, determinar qué abordar a continuación y agregar riesgos a medida que aparecen. La gestión de riesgos no es un ejercicio único; tiene que ser monitoreado y actualizado a lo largo de la vida útil de un proyecto.

Mantenga su registro una vez que el proyecto haya terminado, también, puede aprender de él y predecir con mayor precisión los riesgos futuros para proyectos similares. Incluso puede desarrollar una lista de control de riesgos para un proyecto futuro basado en uno anterior.

Terminando

Nunca podrá identificar, planificar y prevenir todo lo que podría salir mal con un proyecto. Sin embargo, con una gestión de riesgos inteligente, puede identificar una gran cantidad de riesgos potenciales y hacer un plan para enfrentarlos antes de que se conviertan en un problema. Entonces, tendrás más tiempo para dedicarte a los riesgos que no lo hizo Ver venir.

¿Estás buscando una manera de mantener todos tus proyectos en orden? Mira nuestro artículo sobre Asana, incluida una descripción general detallada y recomendaciones de casos de uso