Cómo usar un diagrama de afinidad para organizar los detalles del proyecto


Un diagrama de afinidad es una excelente herramienta de creatividad y productividad, siempre y cuando sepa cómo usar uno de manera efectiva. Los equipos usan diagramas de afinidad como una forma de ver cómo los datos cobran vida, y moverlos físicamente ayuda a sumergir aún más al equipo en ellos. También es una forma para que los miembros del equipo compartan ideas y hallazgos.

¿Qué es un diagrama de afinidad?

Un diagrama de afinidad proporciona el marco para organizar todo lo que surge de una lluvia de ideas o una sesión de investigación: toda la información codificada, repetitiva y relacionada que se evoca. Si está tratando de pensar en un problema complejo o resolver un problema, o si necesita reunir toda la información e ideas relacionadas con un proceso o producto, un diagrama de afinidad lo ayudará. Un diagrama de afinidad también ayudará si:

  • Es importante crear relaciones o extraer temas de una gran cantidad de ideas.
  • Hay datos verbales para analizar, como los resultados de una encuesta.
  • Debe recopilar y organizar grandes conjuntos de datos.

Además, al mirar un diagrama de afinidad y repasar las diferentes ideas y relaciones representadas, puede pensar en más ideas para agregar. Los diagramas de afinidad se usan en el pensamiento de diseño, pero también se usan en procesos de lluvia de ideas sin diseño. La mayoría de los diagramas de afinidad tienen de 40 a 60 elementos, pero es posible tener tan solo 15 elementos o más de 100.

Los diagramas de afinidad pueden denominarse gráficos de afinidad, mapeo de afinidad, ejercicios de agrupación, método o técnica KJ, saturación espacial y grupo, o análisis temático. Todos estos términos se refieren a organizar una gran cantidad de ideas por sus relaciones naturales.

¿Cuándo se debe usar un diagrama de afinidad?

Los diagramas de afinidad pueden ayudar a definir un proyecto. Pueden reducir el alcance del proyecto cuando hay tanta información que se siente fuera de control, y también pueden ampliar el alcance si tiene dificultades para descubrir cómo se conecta toda la información. Aquí hay otros momentos en que un diagrama de afinidad será útil:

  • Si tiene muchos hechos o ideas para considerar, pero hay tantos y están tan desorganizados que se siente caótico
  • El problema que está considerando se siente demasiado complejo, grande o abrumador para pensarlo
  • Su equipo está atrapado en un bucle de pensamiento habitual y / o parece que define las mismas categorías de forma flexible cada vez que intercambia ideas
  • Su grupo tiene que llegar a algún tipo de consenso, y ellos necesitan la información presentada de manera lógica para hacerlo.

Si tiene menos de 15 puntos, es posible que no necesite un diagrama de afinidad. Con 15 o más puntos, debería poder crear 3 o más agrupaciones, que es cuando un diagrama de afinidad será útil.

Un diagrama de afinidad no es necesariamente un proyecto que completará en una tarde. Es posible que tenga que extender su lluvia de ideas y / o diagramas durante varios días para que todos puedan tomar decisiones claras sin quemarse. A veces, alejarse de un problema en el que está trabajando le da la claridad para regresar y tomar decisiones más rápido.

Cómo crear un diagrama de afinidad

Veamos los pasos para crear un diagrama de afinidad, desde la configuración y la lluvia de ideas hasta finalizar el diagrama y tomar medidas.

Nombra un líder

Si bien todos estarán involucrados, el líder mantendrá el proceso en movimiento y brindará orientación cuando el equipo se cuelgue de un problema que parece que no pueden resolver, como dónde debe ir una nota o cuál es la categoría principal para una agrupación.

Reúne tus materiales

Necesitarás tarjetas o notas adhesivas y cinta adhesiva; Sharpies o rotuladores gruesos; y una gran superficie de trabajo sin usar, como una pizarra o pizarra, piso, mesa o pared. La superficie de trabajo debe ser accesible para todo el equipo; todos se reunirán a su alrededor para mirar las notas y el diagrama.

Defina el problema

Con suerte, ya sabes por qué estás teniendo esta sesión de lluvia de ideas. Sin embargo, para que todos estén en la misma página, escriba un enunciado del problema para que todos sepan la pregunta que intentan responder o el problema que intentan resolver. Coloque la declaración del problema en la parte superior del espacio de trabajo como un dispositivo de encuadre.

Idea genial

Su diagrama de afinidad comienza con una lluvia de ideas, y tendrá que decidir qué tipo de lluvia de ideas hará su equipo: tradicional o silencioso. En la lluvia de ideas tradicional, todos escriben una idea a la vez, luego la anuncian, en orden, al grupo. Esto ahorra la molestia de que los miembros del equipo escriban las mismas ideas, lo que puede suceder fácilmente en una lluvia de ideas silenciosa, y que puede hacer que el proceso de diagramación sea menos eficiente.

Una de las características más importantes de una sesión de lluvia de ideas es que no hay críticas. Los miembros del equipo deben saber que pueden pensar creativamente, descartar ideas que parecen "malas" al principio y seguir su instinto, todo sin ser criticados.

Cada vez que a alguien se le ocurra una idea durante una sesión de lluvia de ideas, escríbala en su propia tarjeta o nota adhesiva. Limite las ideas a siete palabras, máx. Tome espacio en la tarjeta para que las ideas se puedan leer incluso desde la distancia. Otras cosas que pueden incluirse en una tarjeta incluyen:

  • Datos
  • Hechos documentados
  • Dibujos
  • Observaciones

Cada vez que tenga una nueva nota, colóquela en la superficie de trabajo. No empiece a organizar o categorizar las notas todavía, solo póngalas todas en un solo lugar. Deberían estar orientados en la misma dirección y nada debería superponerse.

Agrupar ideas similares

Una vez que haya agregado todas las notas de lluvia de ideas, busque ideas que parezcan relacionadas entre sí. Mueva las notas para que las notas relacionadas estén una al lado de la otra, y apunte a 3-10 agrupaciones.

¿Es este sentimiento caótico? Para facilitar el proceso, tome una nota, cualquier nota, y muévala a un espacio en blanco en la superficie de trabajo. Esa es la primera nota en tu primer grupo. Luego, tome otra nota y pregúntese si se relaciona con la primera nota. Si no es así, comience otro grupo con él. Repetir. Estos consejos también ayudarán:

  • No se preocupe por crear una jerarquía dentro de las agrupaciones todavía.
  • Se rápido. Las reacciones rápidas son las mejores. Luego viene la deliberación, y nada está escrito en piedra.
  • Es posible que algunas ideas sean independientes porque no sienten que encajan en ningún grupo.
  • Si una nota encaja igualmente bien en dos grupos, duplique la nota y coloque una en cada grupo. Esto es útil cuando los miembros del equipo no están de acuerdo sobre dónde se debe colocar una nota.

Ah, y también: haz este paso en silencio. Se sentirá extraño estar con un grupo de miembros del equipo y no hablar, incluso cuando todos están tomando decisiones, pero es importante que esta parte del proceso permanezca en silencio. Es una forma poco convencional de pensar un problema, lo que ayuda a las personas a romper viejos patrones de pensamiento. Además, las personas no entrarán en discusiones semánticas mientras agrupan ideas. Por último, una persona no tendrá más que decir (literalmente) que todos los demás.

Hablar unos con otros y hacer cambios.

Ahora es tiempo de hablar entre nosotros. En este momento, tiene agrupaciones – notas relacionadas que se agrupan. Sin embargo, todavía no ha definido las agrupaciones. Deshágase de ideas, agregue ideas, mueva notas, etc. Más cosas de las que hablar durante este paso incluyen:

  • Cómo deben clasificarse las notas. ¿Qué agrupaciones son más importantes que otras?
  • Agrupaciones que tienen mucha más información que otras.
  • Patrones que has notado, especialmente los que son inesperados.
  • Razones para mover una nota que no parece encajar bien en su categoría.
  • Agrupaciones o notas que serán más fuertes o más completas cuando se combinen.

Este es también el momento de decidir sobre las categorías, que definirán las agrupaciones. ¿Cuál es el hilo común que conecta todas las notas en una agrupación? Cuando cree una categoría, escriba una tarjeta de encabezado con el nombre de la categoría (y un resumen opcional) y colóquela en la parte superior de la agrupación. También puede sentir que una de las notas en la agrupación representa mejor la categoría, y la usará como encabezado.

Revisar y finalizar el diagrama de afinidad.

Su diagrama de afinidad debería estar bastante bien en este punto. Debe haber columnas de ideas agrupadas bajo encabezados de categoría, y las categorías y sus ideas deben estar en orden de importancia (o cualquier flujo que tenga más sentido). Todos deberían mirar detenidamente el diagrama de afinidad y abrir una discusión nuevamente. Ajústelo hasta que sea correcto.

Tomar acción

Un diagrama de afinidad no marca el final del proceso. En cambio, es más como el comienzo de una solución. Se requieren más análisis y trabajo si va a llegar a la raíz de un problema y luego toma medidas para mejorarlo o resolverlo. En este punto, el equipo debe idear de manera singular o conjunta los próximos pasos para llevar sus ideas y planes al mundo real.

Un ejemplo real de lluvia de ideas y creación de un diagrama de afinidad

Caminé por una sesión de lluvia de ideas y diagramas de afinidad por mi cuenta. Comencé con la pregunta: "¿Cómo puedo satisfacer mejor las necesidades de mis clientes?" Luego, me senté y escribí ideas hasta que tuve al menos 15 (terminé con 20). Los puse todos en la pared en orden aleatorio, con la pregunta principal en la parte superior.

diagrama de afinidad

Luego, los organicé en grupos que se sintieron más naturales. Hice esto bastante rápido: no tardé demasiado en tomar mis decisiones. Como verá, estos terminaron cambiando bastante a medida que mi diagrama tomaba forma, pero fue un primer paso necesario e importante para llevarlos a algún tipo de organización. También es interesante que pasé de 6 agrupaciones a 4 y luego volví a 6 cuando terminó el diagrama.

diagrama de afinidad

Cuando estaba organizando las notas en grupos, comencé a ver que algunas categorías naturales tomaban forma. Estos terminaron cambiando y expandiéndose también. El diagrama de afinidad es muy líquido: va a cambiar ante sus ojos, y ese es el punto.

Esto es cuando el diagrama de afinidad realmente comenzó a tomar forma

Creé cuatro encabezados de categoría, los puse en el flujo de trabajo correcto de izquierda a derecha y puse las notas debajo de ellos. Algunas notas dejaron sus agrupaciones originales y entraron en otras agrupaciones. Nombrar las categorías facilitó la agrupación de las notas en función de las similitudes: no solo tenían que ser similares entre sí, sino que todas las notas en un grupo tenían que trabajar hacia un propósito similar.

diagrama de afinidad

Di un paso atrás y tomé el diagrama, leyendo todo cuidadosamente. Si tuviera un equipo de personas aquí, es cuando la mayor parte de la conversación habría tenido lugar. Así es como se ve el diagrama terminado, seguido de una explicación de lo que sucedió durante esta etapa:

diagrama de afinidad

  • Se agregaron dos nuevas categorías: rechazados y valores atípicos
  • Cambió el nombre de dos categorías: "Niceties" se convirtió en "Incentivos no monetarios" y "Money" se convirtió en "Incentivos monetarios"
  • Ideas superpuestas combinadas en ideas más grandes y claras (las notas adhesivas amarillas)
  • Jerarquías creadas dentro de categorías (de arriba a abajo)
  • Se trasladaron tres ideas a la columna "Rechazado" según la experiencia pasada.
  • Se dio cuenta de que la creación de un boletín se siente como parte de un proceso diferente, y probablemente se convertirá en parte de una sesión de lluvia de ideas de marketing o mantenimiento del cliente

Es hora de poner las ideas en acción.

No he terminado. En este momento, solo tengo notas adhesivas multicolores en mi pared. Tienen que ser procesables para realmente hacer la diferencia. Desde mi diagrama de afinidad final, aquí hay algunas de las muchas acciones que puedo tomar:

  • Agregue mis horas de trabajo a mi firma de correo electrónico y sitio web para que los clientes sepan cuándo pueden (y no pueden) ponerse en contacto conmigo. Active las notificaciones de Gmail de mi iPhone para que nunca me pierda un correo electrónico importante del cliente.
  • Escriba un resumen breve y claro de mis tarifas y servicios. Póngalo en mi sitio web y cree un PDF para enviar a nuevos clientes.
  • Crea una lista de regalos que puedo ofrecer a los clientes para actualizar sus proyectos (y que no consuman mi tiempo o energía). Por ejemplo, los artículos o publicaciones de blog pueden ir acompañados de tres ideas para futuros artículos. PD Esta es una buena base para una nueva sesión de lluvia de ideas y un diagrama de afinidad.
  • Configure un programa de referencia y envíe un correo electrónico a los clientes anteriores y actuales con la información.

Terminando

Los diagramas de afinidad proporcionan estructura cuando las sesiones de lluvia de ideas son demasiado confinadas para tener sentido. Puede crear un diagrama de afinidad en línea, pero el acto físico de sostener y reorganizar sus notas (sus ideas) es poderoso, y simplemente alejarse de la pantalla de una computadora puede activar el pensamiento creativo. Si bien es útil tener un equipo, puedes hacer una lluvia de ideas y crear un diagrama de afinidad por tu cuenta si eres un profesional independiente u otro tipo de trabajador en solitario. La parte más importante del proceso es lo que haces a continuación: las ideas permanecerán en tus notas adhesivas, sin usar y en vano, a menos que lo hagas cuando hayas aprendido y decidas cómo se traduce eso en cambios reales del proceso.

La lluvia de ideas y la creación de un diagrama de afinidad pueden ser un gran ejercicio para su grupo de expertos. Aquí hay otro 9 consejos para hacer que tu grupo Mastermind sea un éxito.

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