Cómo utilizar formularios móviles para recopilar información de voluntarios a escala


¿Cuántas veces te has encontrado con dificultades para leer la letra de un voluntario en el formulario en papel que completaron?

¿O se dio cuenta de que olvidó hacer una pregunta 15 minutos después de que un voluntario llenó el formulario en papel?

¿O pasó horas escribiendo información de voluntarios en su CRM u hoja de cálculo después de cada evento?

Los formularios en papel son inconvenientes, requieren mucho tiempo y son perjudiciales para el medio ambiente. Todo el tiempo que pasa imprimiendo formularios, leyendo respuestas e ingresándolos manualmente en su base de datos es tiempo que no está gastando en mejorar la experiencia de un voluntario para que quieran volver a ser voluntarios y contarles a todos sus amigos sobre su organización.

Ahora, puede evitar todas estas molestias creando un formulario que las personas puedan completar en minutos desde sus teléfonos inteligentes. Ni siquiera necesitarán Wi-Fi para hacerlo.

En esta publicación, profundizaremos en las ventajas clave de los formularios móviles, qué elementos incluir en sus formularios y cómo organizar la información que recopila para sistemas y procesos más eficientes. También veremos algunos consejos y trucos de automatización para ahorrarle aún más tiempo.

¿Qué es un formulario móvil?

Los formularios móviles le permiten crear, compartir y recopilar información sobre la marcha desde su teléfono inteligente o tableta.

A diferencia de un formulario tradicional de registro en línea o en papel, toda la experiencia está diseñada desde una perspectiva móvil primero (sin maniobras incómodas de pellizcar y hacer zoom solo para leer y responder una pregunta). Algunos formularios móviles, como JotForm Mobile Forms, incluso le permiten recopilar respuestas sin conexión (es decir, no se necesita Wi-Fi).

¿Cuáles son las principales ventajas de los formularios móviles?

Existen cuatro ventajas clave para usar el software de formularios móviles, como JotForm Mobile Forms, a través de formularios en papel o basados ​​en la web, incluidos:

  1. Ahorran tiempo Tanto su equipo como sus voluntarios ahorrarán un montón de tiempo. Los voluntarios pueden completar formularios móviles en sus teléfonos inteligentes, y los datos se recopilan automáticamente en un solo lugar. Esto significa que su equipo ya no tiene que revisar los datos y agregarlos a su CRM manualmente.
  2. Ellos ahorran dinero. Los formularios móviles son rentables ya que no tiene que imprimir formularios en papel u hojas de registro. También puede realizar revisiones ilimitadas con solo unos pocos clics en su teclado.
  3. Son aptos para dispositivos móviles. Los voluntarios pueden completar formularios móviles incluso cuando están desconectados.
  4. Mejoran la experiencia del voluntariado. Los formularios móviles proporcionan una mejor experiencia de voluntariado, por lo que es más probable que los voluntarios regresen y se ofrezcan como voluntarios una y otra vez.

¿Qué elementos debe incluir en sus formularios de voluntariado móvil?

En su forma más básica, un gran formulario móvil es simple, intuitivo de completar y se carga rápidamente (idealmente en tres segundos). Cuanto más fácil sea que un voluntario complete el formulario, es más probable que lo haga.

Esto significa hacer solo las preguntas esenciales que necesita respuesta y en un orden lógico. Por ejemplo, si solo necesita el nombre, la dirección de correo electrónico y el tamaño de la camiseta de un voluntario, no haga preguntas sobre su dirección postal, fecha de nacimiento, color favorito y número de seguro social.

Cuando hace muchas preguntas innecesarias, crea más fricción en el proceso de finalización del formulario. Cuanto más largo sea el formulario, más probable es que las personas echen un vistazo rápido, vean la cantidad de trabajo requerido y decidan posponerlo.

Si solicita información confidencial, como la dirección de su casa, el número de tarjeta de crédito o un número de seguro social, debe trabajar más para transmitir confianza. Como mínimo, asegúrese de que su formulario sea completamente seguro, esté encriptado y se vea creíble. También asegúrese de explicar claramente en las descripciones de su formulario por qué necesita esta información confidencial y para qué planea usarla.

Consejo profesional: Pídale a un amigo o colega que no esté en su industria que revise el formulario. Podrán ayudarlo a descubrir puntos ciegos, detectar preguntas problemáticas y mejorar la experiencia general del formulario.

Puede aumentar aún más las probabilidades de recopilar todas las presentaciones que necesita con estos consejos de formato de siguiente nivel, que incluyen

  • Integre con la funcionalidad nativa del teléfono inteligente, como la cámara incorporada, el GPS y las funciones de voz (es decir, Siri y el Asistente de Google), para reducir la cantidad de esfuerzo necesario para completar el formulario. Por ejemplo, alguien puede usar Siri para completar su formulario en lugar de escribir manualmente todos los detalles.
  • Utilice campos de formulario de entrada única.
  • Asegúrese de que el formulario sea fácil de navegar a través de una pantalla táctil (es decir, que no tenga campos pequeños o que necesite "pellizcar y hacer zoom").

Consejo profesional: ¿No quieres pasar tiempo creando un formulario desde cero? Utilice una de estas plantillas de formulario voluntario gratuitas.

Organizando toda su información voluntaria

Otra ventaja de usar un formulario móvil es que simplifica el proceso de organizar y actuar sobre toda la información recopilada.

Hay tres formas principales de organizar los detalles de su voluntario:

  1. Lo más simple y directo es vincularlo a una hoja de cálculo de Google o un archivo de Excel.
  2. También puede integrar el formulario con su CRM, como HubSpot CRM, Pipedrive o Zoho.
  3. O puede crear su propia base de datos improvisada con una herramienta como Airtable.

Crear flujos de trabajo personalizados basados ​​en la información que brindan los voluntarios

Cuando organiza sus datos de una de estas tres formas, puede crear flujos de trabajo personalizados que agilicen sus procesos, ahorrándole a usted y a su equipo una tonelada de tiempo.

Aquí hay algunos ejemplos de cómo puede hacer esto:

  • Cuando alguien envía un nuevo formulario, puede agregarlo automáticamente a su lista de boletines voluntarios en Constant Contact.
  • Envíe una notificación de Slack a un miembro del equipo cuando alguien complete el formulario para que pueda enviar un correo electrónico (o video) de agradecimiento personalizado y programar una llamada de seguimiento.
  • Registre voluntarios en su evento en su teléfono utilizando JotForm Mobile Forms. No se requiere wifi.

Pensamientos finales

El uso de formularios móviles le permite optimizar el proceso de recopilación de información de voluntarios a escala. Y no necesita saber cómo codificar (o tener habilidades técnicas especiales) para crear estos formularios. Los voluntarios pueden completar formularios móviles en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso cuando no tienen Wi-Fi.

¿Interesado en crear su primer formulario móvil? Aquí te explicamos cómo hacerlo:

  1. Crea una cuenta JotForm. (Hay un plan gratis).
  2. Cree su primer formulario utilizando el Creador de formularios móvil intuitivo y fácil de usar.
  3. Sincronízalo con tu cuenta de Constant Contact. Cuando un voluntario llena el formulario, se agregará automáticamente a su lista de correo electrónico.
  4. Observe cómo llegan las respuestas. Acceda a ellas desde cualquier lugar y en cualquier momento desde su teléfono inteligente.