Cuando ocurre un desastre: planes de continuidad del negocio 101


Iniciar y mantener un negocio no es tarea fácil. Con todo el trabajo que ha invertido en su empresa, lo último que desea es que todo se convierta en humo. Ya sea que se enfrente a un desastre natural, un ciberataque o alguna otra emergencia imprevista, tener un plan de continuidad del negocio puede ser crucial para la supervivencia de su empresa.

En esta publicación, le explicaremos qué es un plan de continuidad comercial y por qué es vital que tenga uno. Luego compartiremos seis pasos que puedes seguir para crear el tuyo y estar preparado para lo que se te presente.

¡Empecemos!

Una introducción a los planes de continuidad del negocio

Un plan de continuidad comercial describe cómo su empresa continuará funcionando durante y después de un desastre o crisis. Los planes sólidos incluyen disposiciones para una variedad de posibles eventos que podrían afectar la capacidad de funcionamiento de su negocio.

Esto puede incluir:

  • Desastres naturales como inundaciones, incendios, huracanes, tornados u otras tormentas severas
  • Ciberataques que hacen que los sitios web de usted o sus clientes se vean comprometidos
  • Pérdida de sus servidores, datos, energía o servicios de terceros.
  • Falta de disponibilidad inesperada de un gran número de empleados, debido a enfermedades generalizadas u otras causas

Independientemente de las dificultades que enfrenta su empresa, los clientes seguirán necesitando sus productos, servicios, y apoyo. Tener un plan implementado le brinda a su empresa la mejor oportunidad de soportar un desastre con gracia y continuar apoyando tanto las necesidades de sus clientes como su sustento.

Su plan de continuidad deberá incluir varios elementos para prepararlo a usted y a sus empleados con éxito para lo que pueda venir. Debe tener en cuenta las acciones que tomará con anticipación para proteger aspectos vitales de su negocio y proporcionar pasos claros que deberá seguir durante varios desastres posibles. A continuación, le mostraremos cómo se vería este proceso en acción.

Cómo crear un plan de continuidad del negocio (en 6 pasos)

Puede ser difícil dar cuenta de tantas posibles crisis diferentes. Para ayudar a garantizar que su plan sea integral, le recomendamos consultar Recursos adicionales así como también investigar listas de verificación del plan de continuidad comercial y plantillas:

Un ejemplo de un plan de continuidad comercial.

Además, los siguientes seis pasos lo ayudarán a poner en marcha su plan.

Paso 1: Reúna su equipo de continuidad comercial

Lo primero que deberá hacer es determinar quién participará en la creación de su plan de continuidad comercial. Tener perspectivas adicionales disponibles puede ayudarlo a dar cuenta de la mayor cantidad de problemas posibles que su empresa podría enfrentar en una emergencia.

En general, un equipo de continuidad del negocio completo estará formado por miembros de los distintos departamentos de su empresa. Si su negocio es muy pequeño, esto podría significar que toda su empresa está en el equipo. Las empresas más grandes pueden reclutar representantes de cada departamento.

De esta manera, cada miembro del equipo de continuidad del negocio puede dar a conocer las necesidades de su especialidad particular. Tendrá una cobertura más completa de su negocio y, con suerte, evitará situaciones en las que los sectores de la empresa no estén preparados para un tipo particular de desastre.

Paso 2: Evalúe sus riesgos e impactos potenciales de desastres

Antes de que pueda planificar lo que hará en caso de una crisis, deberá determinar las vulnerabilidades de su empresa y evaluar cómo podrían afectarlos diversos escenarios. Algunas consideraciones comunes incluyen:

  • ¿Qué tecnología o recursos no estarán disponibles en caso de que su ubicación física se vea afectada por un desastre natural? ¿Tiene seguro y qué cubre?
  • ¿Tiene medidas de ciberseguridad implementadas? ¿Cuáles son sus debilidades? ¿Qué datos del cliente ha almacenado? eso necesita ser protegido?
  • ¿Su empresa podrá continuar operando si un servicio o software de terceros en el que se basa no está disponible de repente?
  • Si una parte importante de sus empleados no puede trabajar al mismo tiempo, ¿qué procedimientos clave deben mantenerse? ¿Quién es capaz de mantenerlos?

Estas preguntas no son exhaustivas, pero deberían proporcionar un buen punto de partida. Es probable que este proceso tarde bastante tiempo, y querrá investigar cada riesgo potencial. Busque determinar qué tan urgente es cada problema y qué impacto tendría en su negocio. Esto lo ayudará a decidir qué medidas y procedimientos priorizar.

Paso 3: Implemente copias de seguridad y otras medidas preventivas

El mejor plan de acción cuando se trata de la continuidad del negocio es uno que resuelva problemas antes de ellos empiezan. En otras palabras, una vez que haya evaluado sus riesgos potenciales y sus impactos, su primer plan debería ser prevenir una crisis, en lugar de recuperarse de una.

Una de las medidas clave que debe tener en su lugar es un método para crear y almacenar copias de seguridad de todos los archivos de su empresa. Esto incluye copias de seguridad de su sitio web, bases de datos, archivos de proyectos, documentación, contratos y otros acuerdos legales, información financiera y casi cualquier otro archivo que utilice su empresa.

Recuerde seguir las mejores prácticas cuando se trata de crear copias de seguridad, y guardarlos en múltiples lugares. Idealmente, querrás copias digitales y en papel de todo. El uso del almacenamiento en la nube y los servicios de respaldo automático pueden ayudar con este proceso.

También querrás asegurarte de tener herramientas sólidas de ciberseguridad en el lugar, así como un monitoreo de seguridad regular. Implementación de un firewall de aplicaciones web (WAF) además de análisis de seguridad regulares y un registro de actividad puede ayudarlo a prevenir ataques. Por lo menos, deberías poder atraparlos lo suficientemente temprano como para evitar que ocurra un daño significativo.

Si tiene una ubicación física, es probable que desee buscar un seguro para cubrirlo en caso de un desastre natural. También puede considerar asegurar cualquier equipo o maquinaria que use. Esto lo ayudará a reemplazar o reparar cualquier recurso físico sin el que no pueda funcionar.

Paso 4: Desarrollar estrategias y procedimientos de respuesta ante emergencias

Incluso cuando su empresa esté experimentando una crisis, es probable que deba continuar brindando asistencia a sus clientes. Parte de su plan de continuidad comercial debe establecer cómo hará esto. Para empezar, necesitará un plan para proteger la seguridad física de sus empleados.

Mientras deberías tener procedimientos de evacuación y seguridad compilado en otro lugar, puede consultarlos en su plan de continuidad. También puede incluir procedimientos para estabilizar sus instalaciones y equipos, pero recuerde que la seguridad de los empleados siempre es lo primero.

También necesitará un plan para proporcionar asistencia al cliente continua. Esto puede significar redireccionar llamadas, correos electrónicos y solicitudes de soporte a una ubicación secundaria. También puede considerar configurar respuestas automáticas para situaciones como fallas del servidor o violaciones de seguridad.

Si necesita asistencia de fuentes externas (por ejemplo, cuando falla un servicio de terceros), asegúrese de tener todos sus contactos compilados y organizados para saber a quién llamar. También es aconsejable buscar formas de proteger los datos del cliente de ataques cibernéticos y otras posibles crisis.

Además, querrá tener un plan de comunicación en su lugar. Es posible que su método habitual para comunicarse con los miembros y / o clientes de su equipo no esté disponible durante una emergencia, por lo que tener varias opciones es ideal. Asegúrese de alertar a los clientes cuando experimente una crisis y manténgalos informados mientras trabaja para solucionarlo.

Paso 5: Diseñe los pasos para la recuperación

Una vez que la amenaza inmediata haya pasado, es probable que deba hacer un poco de control de daños. Superar una crisis puede ser abrumador. Esbozar los pasos que tomará para recuperarse puede brindarle un camino claro hacia adelante, cuando de otro modo no sabría por dónde comenzar.

Su proceso de recuperación puede incluir:

  • Restaurar su sitio web, bases de datos y archivos desde sus copias de seguridad
  • Reparación o reemplazo de instalaciones y equipos dañados
  • Parchear vulnerabilidades en su plan de ciberseguridad
  • Mudarse a nuevos proveedores de servicios externos, temporal o permanentemente

Recuerde priorizar sus tareas de recuperación. Dependiendo de la situación, puede que no sea posible devolver todo a la forma en que estaba inmediatamente. Primero aborde las tareas más importantes, enfocándose en abordar las necesidades más apremiantes de sus clientes.

Paso 6: prueba y practica tu plan

Una vez que su equipo haya redactado un exhaustivo plan de continuidad comercial, deberá compartirlo con el resto de sus empleados. También es una buena idea celebrar una reunión para discutir el plan y brindar a los miembros del equipo la oportunidad de hacer preguntas sobre su contenido.

Además, probar y practicar su plan regularmente es clave. Esto tiene dos propósitos. Primero, la práctica ayudará a sus empleados reaccionar con más calma bajo presión en caso de un desastre, lo que hace más probable que su plan se promulgue con éxito.

Además, ejecutar su plan puede iluminar las lagunas o inconsistencias que podrían evitar que tenga éxito. Detectar estos problemas con anticipación le brinda la oportunidad de solucionarlos antes de que necesite usar su plan de verdad. Auditorias anuales también puede ayudar a mantener su plan en la mejor forma.

Conclusión

Un plan de continuidad del negocio es clave para evitar pérdidas importantes en caso de desastre. Con todo el tiempo y el esfuerzo que ha dedicado a su negocio, tiene sentido hacer todo lo posible para protegerlo en caso de emergencia.

En este artículo, presentamos seis pasos para comenzar con su plan de continuidad comercial:

  1. Reúna su equipo de continuidad comercial.
  2. Evalúe sus riesgos y posibles impactos de desastres.
  3. Ponga copias de seguridad y otras medidas preventivas en su lugar.
  4. Desarrollar estrategias y procedimientos de respuesta a emergencias.
  5. Diseñe los pasos para la recuperación.
  6. Prueba y practica tu plan.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo elaborar un sólido plan de continuidad comercial? ¡Déjalos en la sección de comentarios a continuación!

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