Happy Tools de Automattic: la guía definitiva para equipos distribuidos


Trabajar desde casa puede significar muchas cosas. Trabaja en tu pijama, trabaja cuando te apetece, trabaja cuando el resto del mundo está durmiendo. Independientemente de cómo se acerque a un estilo de vida de trabajo remoto, debe ser confiable y organizado en algunos de manera que la administración pueda depender y organizarlo. La distancia es una realidad hoy en día, pero no tiene que obstaculizar un gran trabajo.

Ingrese a las herramientas de gestión de tiempo y programación. Pero no cualquier herramienta de gestión y programación del tiempo. Herramientas felices son de la empresa matriz de WordPress.com, Automattic, una empresa que sabe bastante sobre la gestión de dinámicas de equipo complejas.

Automattic tiene más de 850 empleados en 68 países. Todos se gestionan sin una oficina central y han prosperado durante más de 13 años. Descubrieron que los productos comerciales generalmente son para el equipo tradicional, no para los equipos de hoy, y vieron una brecha que necesitaba llenarse: herramientas internas que funcionan de la manera en que los equipos modernos los necesitan. Todos los productos Happy Tools han sido utilizados por Automattic.

Herramientas felices

Happy Tools y Happy Schedule: una descripción general

El plan para Happy Tools es convertirlo en un conjunto de productos. Sin embargo, en este momento, solo hay una herramienta activa: la aplicación Happy Schedule basada en el calendario y la administración de la fuerza laboral. Happy Schedule ayuda a administrar los horarios de los empleados y atención al cliente para equipos distribuidos. Es útil para las empresas que tienen horarios complejos u horarios flexibles pero que aún necesitan ofrecer un servicio de atención al cliente 24-7.

Herramientas felices

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Puede estar pensando: "Bostezo, otra aplicación de calendario. ¿Qué más hay de nuevo?" Lo entiendo, hay muchos por ahí. Honestamente, sin embargo, la mayoría de ellos apestan. Casi no hay una aplicación de calendario que sea lo suficientemente flexible como para dar cuenta de todo lo que los seres humanos pasan en una semana: horarios estándar a los que quieren apegarse, horarios cambiantes cuando las demandas de la compañía cambian, eventos de la vida y acontecimientos que desechan todo, etc.

Happy Schedule funciona bajo la premisa de que los horarios ocurren en el mundo real y que no se ejecutan perfectamente solo porque están escritos. Los empleados son humanos y necesitan flexibilidad, especialmente si quieres obtener lo mejor de ellos.

¿Quién puede usar herramientas felices?

Puede parecer que Happy Tools son solo para grandes equipos ubicados en todo el país o el mundo. Si bien esos equipos ciertamente se beneficiarán de Happy Tools, las compañías más pequeñas también pueden beneficiarse. Además, Happy Tools puede ser para equipos distribuidos, pero eso no tiene que significar distribuido a lo largo y ancho. Puede significar distribuirse en tres edificios, lo que aún puede dificultar reunirse para reuniones semanales. Automattic no tiene una oficina central, pero su empresa puede y aún puede beneficiarse de Happy Tools.

Cómo usar Happy Schedule

Veamos cómo usar Happy Schedule y sus características destacadas.

Regístrate

Desde la página de inicio, haga clic en "Comenzar" en el centro o "Iniciar sesión" en la esquina superior derecha. Luego puedes registrarte con WordPress o Google. Luego, creará su perfil.

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Especialmente me encanta que puedas elegir comenzar la semana el domingo o el lunes. Muchas aplicaciones de calendario no tienen esta opción y puede frustrar por completo la planificación. Soy una chica "comienza la semana el lunes". (También puede ajustar esto en su Configuración de administrador).

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Configuración de tareas y equipos

Configurará y editará tareas y equipos en su Configuración de administrador. Cree tareas y grupos de tareas (las subtareas se encuentran en grupos de tareas), agregue usuarios y cree equipos aquí. Cuando agrega un nuevo usuario y ellos lo aceptan, aparecerán en el Planificador. Tuve que actualizar un par de veces para que esto sucediera, pero finalmente lo hizo.

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Tablero

El tablero de instrumentos le brinda una descripción general de su tiempo de trabajo y fuera del trabajo, incluido su trabajo programado, su tiempo libre y su AFK, que se encuentra desde "Lejos del teclado". Realmente no verá nada en el Tablero hasta que haya completado las otras pestañas y secciones de Happy Schedule, pero aquí tiene una idea de cómo se verá:

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Mi horario

La pestaña "Mi horario", a la derecha de "Panel de control", es donde establecerá las horas de la semana, incluidos los detalles de su horario y los días que despegará. Solo usted puede establecer su horario: el administrador no puede establecer el horario para los miembros individuales del equipo.

Para iniciar sesión y mostrar a su equipo cuando esté disponible para trabajar, haga clic y arrastre en el calendario para resaltar los intervalos de tiempo, que están en incrementos de 15 minutos. (El calendario está en tiempo militar, lo que lleva un tiempo acostumbrarse). A medida que arrastra, verá cuántas horas está programando.

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También puede hacer clic en la barra lateral para elegir rápidamente si es un "Día de trabajo" completo, un "Día libre" completo de un "Medio día libre" con disponibilidad limitada.

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Ajuste y aplicación automática de su horario

Puede hacer algunas otras cosas en esta ventana haciendo clic en "Otros ajustes" en la parte inferior:

  • Solicitar AFK
  • Establece tu número de horas disponibles
  • Establezca su número de horas para completar tareas
  • Cambia tu zona horaria
  • Agregar notas

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yo amor la capacidad de establecer diferentes horarios disponibles y programables. Hay muchos días en los que tendrá 12 horas que puede llenar, pero no desea hacer 12 horas de trabajo (porque ¿quién lo hace?). Puede decir que está disponible durante ciertos horarios que abarcan 12 horas, pero que solo desea completar 7 horas de trabajo.

Por defecto, la "Disponibilidad esperada" es de 8 horas y el "Trabajo a asignar" es de 6 horas. Puede ajustar esto en esa vista de "Otros ajustes", y los administradores pueden ajustar los valores predeterminados en Configuración de administrador. Vea el desglose de su horario a la izquierda de las franjas horarias y haga clic en él para verlo con más detalle.

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También puede crear plantillas, de modo que pueda autocompletar y prellenar semanas con su disponibilidad normal. A partir de ahí, puede hacer ajustes para tener en cuenta los cambios diarios o semanales, todo mientras mantiene la plantilla maestra igual.

Lejos del teclado (AFK)

AFK es una piedra angular de Happy Schedule, así que quiero cubrirlo un poco más. AFK es cualquier momento en que no puedes trabajar. En la pestaña Mi AFK, puede ver su AFK próximo, pendiente y archivado. También puede hacer clic en Solicitar AFK desde este panel.

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Hay dos tipos de AFK:

  • Las solicitudes regulares de AFK necesitan la aprobación de un gerente o líder de equipo.
  • Las solicitudes de AFK de último minuto son para aquellos momentos en los que no puede esperar la aprobación. Last Minute AFK se aprueba automáticamente porque incluso el miembro del equipo más responsable no puede esperar un "bien" si un miembro de la familia está enfermo o hay una emergencia.

Los gerentes y líderes de equipo pueden consultar y responder a las solicitudes de AFK en la sección Pendiente de la pestaña Administrar AFK. Este panel también tiene solicitudes aprobadas, rechazadas y archivadas.

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Cuando esté en la vista Pendiente, verá conflictos en rojo; esto significa que la solicitud AFK coincide con el trabajo ya asignado. Al pasar el cursor sobre el resaltado rojo, verá con qué está en conflicto el AFK: la tarea, el día y la hora. Cree notificaciones para las solicitudes AFK de último minuto para que pueda manejar los conflictos de inmediato.

Una vez que se aprueba el AFK de un miembro del equipo, aparecerá en la pestaña Mi horario y en el Planificador. Si ya marcó ciertas horas como disponibles, esas horas disponibles se ocultan si tiene AFK de día completo o de varios días. Si solicitó AFK de medio día, sus horas disponibles / programables se reducirán. Los administradores y gerentes pueden cambiar los motivos AFK predeterminados (licencia, personal, enfermedad, vacaciones, etc.) en la Configuración de administración.

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Días de descanso

Un "Día libre" está en azul, mientras que un "Medio día libre" está en púrpura. Dado que seguirá trabajando parte del día durante medio día libre, su disponibilidad no desaparecerá. Se reducirá automáticamente a 4 horas (incluso si su disponibilidad normal o disponibilidad predeterminada es inferior a 8).

Sin embargo, no tiene que ser específico sobre la mitad del día que despegará. Puede ajustar su disponibilidad como desee, incluso si desea trabajar por la tarde y tomar la primera y la última parte del día libre.

Lo que es especialmente útil de Happy Schedule es que puedes configurar tu fin de semana. Por ejemplo, puede que te encante trabajar el sábado y / o el domingo porque nadie más está trabajando, lo que limita la cantidad de correos electrónicos que recibes. Su "fin de semana" puede ser el miércoles. Como Happy Schedule tiene en mente al trabajador no tradicional, puede contabilizar su semana no tradicional.

Planificador

Una vez que haya establecido su horario, diríjase a la pestaña Planificador. Aquí es donde verá su disponibilidad y la disponibilidad de los miembros del equipo, así como las tareas que deben manejarse. Aquí también es donde asignarás tareas.

Su tiempo disponible tendrá un fondo claro y de color más claro. El tiempo disponible de otros miembros del equipo tendrá un fondo rayado. Puede programar una tarea fuera del tiempo disponible si lo desea.

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El planificador incluye el día completo, de 12 a.m. a 12 p.m. También puede mirar hacia atrás o hacia delante 12 horas, lo que permite programar y administrar a los miembros del equipo en diferentes zonas horarias. Para programar tareas en diferentes días, simplemente escanee hasta el día en la esquina superior izquierda:

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Para programar una tarea durante el tiempo disponible de un empleado, haga clic y arrastre, tal como lo hizo al configurar su horario en Mi horario. Si necesita seleccionar una tarea diferente a la predeterminada, simplemente haga clic para elegir una nueva. Para asignar la tarea a un miembro diferente del equipo, arrastre la tarea a la fila correcta.

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Cuando asigna una tarea, el encabezado para ese bloque de tiempo cambiará para reflejar cuántas personas están trabajando frente al número requerido de trabajadores. Puede saber si tiene poco personal, personal excesivo o personal perfecto. En este ejemplo, necesito 12 personas para cubrir la tarea "Teléfono" durante este intervalo de tiempo, pero hasta ahora solo tengo una persona.

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Si tiene poco personal, puede desplazarse hacia abajo en la columna para ver si hay algún miembro del equipo que tenga más horas disponibles / programables, y luego ubicarlas.

Problema con la vista del planificador

La vista del Planificador me parece un poco confusa. En "Necesidades de personal", he configurado que necesito cobertura de tareas "telefónicas" los domingos de 13:15 a 17:00.

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En el Planificador, puede ver que me he programado para cubrir este turno.

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Sin embargo, si hago clic en la tarea "Chat", todavía muestra mi programación para el día en todas las tareas, pero falta lo que se necesita: la tarea "Teléfono" requerida ya no se muestra. No se ha ido para siempre, volverá si hago clic en "Teléfono" nuevamente, pero quiero ver todas las necesidades de personal en todas las tareas en esta página del Planificador.

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Necesidades de personal

Aquí es donde hará cambios a sus objetivos de cobertura. Para cada tarea, puede cambiar la cantidad de personal que necesita según el día de la semana y la hora del día.

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Haga clic y arrastre para establecer las necesidades de cobertura. Para cubrir más tiempo, arrastre hacia la derecha o hacia la izquierda. Para cubrir los mismos bloques de tiempo en días diferentes, arrastre hacia arriba y hacia abajo. El recuento predeterminado de miembros del personal será cero, por lo que deberá hacer clic para cambiarlo.

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Desearía que pudieras ver todas las tareas al mismo tiempo en Necesidades de personal. En este momento, debe alternar entre las tareas para ver sus necesidades para ambas. Hay algunas maneras en que Happy Schedule podría ser más flexible y útil, y esta es definitivamente una de ellas.

Informes

Hay varios informes que puede ejecutar para obtener una vista de la carga de trabajo, las tareas y la disponibilidad:

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Mis características favoritas de Happy Schedule

Debería poder intercambiar su tarea con un compañero de trabajo de My Schedule. Sin embargo, cuando traté de hacerlo, no me dio la opción de elegir al otro miembro del equipo, a pesar de que mi tarea era durante su tiempo disponible. Es una gran idea … si puedes hacer que funcione.

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Además, debe hacer clic en "Guardar" cada vez que intenta salir de una página o incluso cada vez que alterna entre diferentes secciones de una página. Si hizo clic en algo en la página, incluso si en realidad no realizó ningún cambio, se le pedirá que presione "Guardar" y, si no lo hace, perderá los cambios. Esto puede llevarlo a pensar que hizo un cambio cuando en realidad no lo hizo, lo que se vuelve confuso. Además, quiero que mis cambios se guarden automáticamente, como en Google Drive. Esta es la característica menos intuitiva de Happy Schedule, y se vuelve molesta rápidamente.

Precios

Siempre comienza con la prueba gratuita de 30 días. A partir de ahí, puede decidir si desea continuar usando Happy Tools con un plan pago. El costo es de $ 5 por usuario por mes, pero hay un gasto mensual mínimo de $ 60, por lo que si es un equipo de menos de 12 años, aún tiene que gastar $ 60 por mes.

Atención al cliente

Me encanta la documentación para Happy Schedule. La primera sección incluye los términos que debe conocer para aprovecharla al máximo (como ese "AFK" que nunca había escuchado antes). Si necesita ponerse en contacto con Happy Tools, puede enviarles un mensaje.

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El futuro de las herramientas felices

Happy Schedule was Anunciado en abril de 2019, pero en los próximos años planean lanzar más Happy Tools utilizadas por Automattic. De acuerdo con Venture Beat, una herramienta de chat para clientes está en el horizonte, que se integrará con Happy Schedule. Automattic dice que si ya existe una herramienta en el mercado que hace un gran trabajo, no crearán una herramienta feliz como alternativa. No quieren reinventar la rueda; Quieren inventar nuevos tipos de ruedas que las empresas de hoy necesitan.

Terminando

Happy Tools y las soluciones de administración de la fuerza laboral que se adaptan a los equipos distribuidos no se tratan no conectando. No tienen el objetivo de mantener a las personas lo más separadas posible. En cambio, ayudan a los miembros del equipo a conectarse de una manera significativa que hace el trabajo, y sin que la ubicación se interponga en el camino. Eso significa contratar más trabajadores remotos; perder menos tiempo viajando a reuniones; y clientes que reciben la ayuda que necesitan sin importar su zona horaria. Se trata de cerrar brechas, no crear más distancia.

Happy Schedule tiene sus fallas, pero es el calendario más flexible que he probado, y tiene mucho espacio para las necesidades de programación humana. En este momento, definitivamente es asequible, y animo a los equipos a que lo prueben, especialmente si todavía está buscando un WFM que se ajuste.

¿Has utilizado Happy Schedule o algún otro sistema WFM que te encante? ¡Cuéntanos sobre eso! Además, mira este increíble artículo sobre la vida de un teletrabajador.

Imagen destacada a través de AV Bitter / shutterstock.com