¿Qué es la gestión de proyectos ágil? Una guía simple


El mundo moderno es uno donde la gente espera resultados rápidos. Por ejemplo, el núcleo de WordPress logra lanzar actualizaciones a un ritmo vertiginoso debido a la demanda, y no son la única compañía de software que lo hace. Si desea que su equipo alcance este nivel de eficiencia cuando se trata de lanzamientos de productos, debe aplicar el enfoque de gestión correcto.

La gestión de proyectos "ágil" tiene que ver con iteraciones rápidas y desglosar grandes proyectos en partes manejables. La mejor parte es que no solo funciona para proyectos relacionados con el software. En este artículo, le daremos una introducción a la gestión de proyectos ágiles, sus beneficios y cómo funciona.

¡Hagámoslo!

Una introducción a la gestión ágil de proyectos

Imagine que su equipo tiene la tarea de desarrollar un Sistema de gestión de contenido (CMS) "simple" desde cero. Tiene una lista de características para incluir, como administración de publicaciones, soporte para múltiples autores, un editor de texto y más.

Hay casi un número infinito de formas en que puedes acercarse a un proyecto de ese alcance. Por ejemplo, podría desarrollar todo el sistema a la vez y solo mostrar al cliente cuando tenga un Producto mínimo viable (MVP). No es necesariamente un mal enfoque, pero significa que puede pasar mucho tiempo entre el comienzo del proyecto y la fase de demostración.

Un enfoque más "ágil" (wink wink) podría centrarse en iteraciones de proyectos más rápidas. Puede desglosar esos requisitos en el núcleo de los proyectos y luego trabajar en cada función individual.

El principio básico de la gestión de proyectos ágiles es la iteración rápida. Esto significa dividir los proyectos en pequeños componentes que puede abordar en rápida sucesión. Cada vez que completa una de estas iteraciones, la revisa junto con su equipo y clientes.

Sin embargo, es importante comprender que la gestión de proyectos ágiles es más una filosofía que una metodología. En la práctica, hay muchas metodologías ágiles que puede seguir, y le presentaremos algunas de ellas en breve. Primero, hablemos sobre cuáles son los beneficios de la filosofía ágil.

Los beneficios de un enfoque ágil

El beneficio principal de la gestión de proyectos Agile está justo dentro del nombre. En general, toda la filosofía se trata de ayudar a los equipos a entregar proyectos más rápido. Sin embargo, hay muchos más beneficios para un enfoque ágil más allá de la velocidad, como:

  • Evitar que los proyectos se descarrilen. Dado que está trabajando en cantidades incrementales y revisando su progreso en cada paso, se hace más fácil detectar los problemas antes de que crezcan demasiado.
  • Puede abordar tareas complejas de manera más eficiente. Por lo general, los proyectos grandes pueden ser muy intimidantes, pero el enfoque de "pasos pequeños" propugnado por la administración ágil puede hacerlos menos desalentadores.
  • Obtienes toneladas de comentarios. Después de cada iteración, se supone que debes parar y revisar el progreso junto a tus equipos. Esto significa que recibe muchos comentarios en cada paso y todo el equipo en la misma página.
  • Es altamente adaptable. El enfoque iterativo de la gestión ágil de proyectos significa que es más fácil introducir nuevas funciones o modificarlas durante el proceso de desarrollo.

De hecho, un gran lema para la gestión de proyectos ágiles es que se trata de iteraciones rápidas con muchos comentarios constantes. Esas cualidades hacen que Agile sea perfecto para proyectos de software y desarrollo web, donde generalmente hay muchos cambios incrementales. Sin embargo, también puede ser ideal para otros tipos de proyectos y campos.

Por ejemplo, un enfoque ágil para una campaña de marketing podría desglosarse de la siguiente manera:

  1. Identifique los objetivos que desea que logre su campaña.
  2. Divida esos objetivos en tareas individuales y asígnelos (es decir, diseñe un logotipo, cree un eslogan, escriba una copia para un segmento específico).
  3. Revise los resultados de cada tarea y ejecutar pruebas de usuario para determinar su nivel de éxito.
  4. Pase a la siguiente tarea.

Idealmente, todo el proceso sería rápido. Una forma en que algunos equipos se mantienen en el camino es mediante el uso de herramientas de colaboración como Trello, y dándose cronogramas. Para ofrecer un poco más de contexto, pasemos a hablar sobre metodologías ágiles específicas.

3 ejemplos de metodologías ágiles

Cada metodología ágil comparte los fundamentos que hemos discutido hasta ahora. Sin embargo, cada uno de ellos le permite abordar proyectos utilizando un enfoque diferente. Estas son algunas de las opciones más populares:

  1. Melé. Hemos habló sobre Scrum en el pasado, con esta metodología, la persona a cargo establece una acumulación de productos y establece prioridades. Luego, cada equipo se pone a trabajar en un "sprint", al final del cual deben entregar una nueva iteración.
  2. Desarrollo de software esbelto. Esta metodología consiste en eliminar la funcionalidad innecesaria y proporcionar a los clientes finales más valor. Cuando se trata de desarrollo de software, Metodología Lean También da prioridad a las pruebas pesadas durante el proceso.
  3. Programación extrema (XP). El desarrollo ágil es, por naturaleza, bastante rápido. Sin embargo, Metodología XP va un paso más allá, con sprints que generalmente duran entre una y tres semanas. La idea es que a través de una iteración más rápida y un alto nivel de participación del usuario, los proyectos se puedan ejecutar de manera mucho más eficiente.

La gestión ágil de proyectos puede encajar perfectamente en la mayoría de las situaciones en las que ejecuta un proyecto que involucra a un equipo. Cuanto mayor sea la complejidad del proyecto, más se puede beneficiar de Agile.

Sin embargo, depende de usted qué metodología elija. Hay muchas más opciones más allá de las que hemos cubierto hasta ahora. En general, los principios básicos de Agile tienden a permanecer igual, pero ciertos aspectos, como la duración de los sprints y la participación de los usuarios, pueden variar.

Te animamos a explorar algunas variantes más ágiles para ver si encuentras uno que se adapte a tu estilo. Sin embargo, mientras tanto, profundicemos en el proceso real para que sepa qué esperar.

Cómo comenzar con la gestión ágil de proyectos (4 pasos)

Hemos hablado mucho sobre la metodología ágil y cómo funciona en términos generales. Ahora, echemos un vistazo más de cerca a cómo puede verse el proceso para escenarios de la vida real.

Paso 1: cree una hoja de ruta del producto y establezca una línea de tiempo para las versiones

Antes de escribir una sola línea de código, debe tener una imagen completa de lo que está trabajando y cuáles son tus objetivos. Esto significa saber:

Este paso implica decisiones de muy alto nivel, por lo que, aparte de usted, los líderes de equipo y los clientes deben estar allí para desarrollar un plan de juego. En última instancia, debe salir de las reuniones iniciales con una hoja de ruta aproximada del producto.

Para construir sobre nuestro ejemplo anterior de un cliente que quiere un CMS, así es como se vería la lista anterior:

  • Cuál debería ser el producto final: Un CMS orientado a los blogs.
  • Qué características debe incluir: Gestión de publicaciones, soporte para múltiples autores, una jerarquía de usuarios y un editor de texto.
  • ¿Para quién está diseñado? Bloggers con poca o ninguna experiencia en desarrollo web.
  • Lo que hace que su producto sea único: Un enfoque en la facilidad de uso y accesibilidad.

En el mundo real, la hoja de ruta del producto sería mucho más detallada, por supuesto. Deberá prestar especial atención a las funciones que desea el cliente, ya que serán su enfoque principal durante los sprints.

Es importante ser realista en esta etapa sobre lo que es y lo que no es posible. También desea dar a su equipo y clientes una idea sobre Con qué frecuencia espera lanzar nuevas iteraciones. Por lo general, los sprints duran aproximadamente un mes, pero su cronograma dependerá de la complejidad de las tareas que desea abordar.

Paso # 2: Desglose lo que necesita para lograr y ejecutar su primer Sprint

Una vez que tenga una hoja de ruta del producto, puede comenzar a desglosar las grandes características que necesita implementar en tareas más pequeñas. Digamos, por ejemplo, que desea que un equipo trabaje en el núcleo de su CMS. Esto podría incluir las siguientes tareas:

  • Construyendo un área administrativa.
  • Creación de un sistema básico de gestión de usuarios.
  • Desarrollar una implementación básica de un sistema de publicación.

Cada una de esas tareas puede, a su vez, dividirse en otras aún más simples. Para que este proceso funcione sin problemas, querrá que sus equipos tengan acceso a herramientas de colaboración como Trello y Flojo. La colaboración es, después de todo, lo que hace posible la gestión ágil de proyectos. Las herramientas que elija aquí no son realmente importantes, siempre y cuando haya algo en su lugar que permita a su equipo marcar su progreso y que usted pueda verlo de manera general.

Una vez que su primer conjunto de tareas esté "listo", es hora de asignarlas y comenzar su primer sprint, que es Agile-speak para el proceso de desarrollo de cada iteración. Al final de cada sprint, debe tener una nueva iteración de su proyecto, con más funciones con cada lanzamiento sucesivo.

Paso # 3: Ejecute "Standups" diarios para mantener a los equipos en camino

Hay problemas y dificultades durante el proceso de desarrollo de cada proyecto. La administración ágil lo alienta a mantenerse al tanto de todo lo que sucede mediante reuniones diarias rápidas que constan de tres preguntas:

  1. ¿Qué tareas terminaste desde la última reunión?
  2. ¿En qué vas a trabajar hoy?
  3. ¿Tuviste algún problema durante el proceso?

No se asuste con la idea de reuniones regulares. Con una mentalidad ágil, no debes pasar horas escuchando a todos hablando. El objetivo es que todos tengan una idea actualizada de cómo va el proyecto y aborden cualquier problema potencial inmediatamente después de aparecer.

Cuando decimos reuniones "diarias", tómelo más como una sugerencia que como una regla general. Puede variar la frecuencia de sus reuniones para adaptarse a su propio estilo. Solo asegúrate de que sucedan con frecuencia y alcanzas los tres puntos que hemos establecido.

Paso # 4: concluye tu Sprint y revisa sus resultados

Todos los buenos sprints deben terminar eventualmente. Una vez que llegue a cada fecha de lanzamiento dentro de su línea de tiempo, es hora de echar un vistazo a la nueva iteración de su proyecto. En un mundo ideal, debe completar la implementación de múltiples funciones "menores" en cada versión, y las principales son un poco menos frecuentes. Sin embargo, el progreso que realice dependerá en gran medida de su equipo, qué tan bien los mantenga en línea y cuál es su proyecto.

En esta etapa, debe revisar si cumplió con todos los objetivos que se propuso cumplir durante el último sprint. Si no conoció a uno, debe preguntar por qué y descubrir cómo evitar que vuelva a suceder. Todo el equipo debe estar presente para esto, así como sus usuarios finales.

Aunque este fue el último paso de nuestra guía, es solo el comienzo de su camino ágil. Pocos proyectos están listos en un solo salto, así que una vez que haya terminado su revisión, prepárese para el próximo sprint y repita el proceso hasta alcanzar todos sus objetivos.

Conclusión

Cuanto más complejo es un proyecto, mayores son las posibilidades de desarrollo. La mejor manera de llegar a proyectos grandes es dividirlos en sus componentes. Además, también debe asegurarse de que todos sepan cuáles son sus tareas y estar al tanto de su progreso.

En pocas palabras, de esto se trata la gestión ágil de proyectos. Si desea implementarlo para su próximo proyecto, aquí hay algunos pasos para comenzar:

  1. Cree una hoja de ruta del producto y establezca una línea de tiempo para sus lanzamientos.
  2. Descomponga lo que necesita para lograr y ejecute su primer sprint.
  3. Ejecute standups diarios para mantener a los equipos al día.
  4. Termina tu sprint y revisa sus resultados.

¿Tiene alguna pregunta sobre la gestión de proyectos ágiles en general? ¡Vamos a repasarlos en la sección de comentarios a continuación!

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