Qué hacer cuando un cliente no paga


Los profesionales que trabajan con contratos conocen el horror del cliente que no pagará. Perseguir los pagos no solo es desagradable y requiere mucho tiempo, sino que puede tener un gran impacto en su flujo de caja durante el mes. Si confía en ese dinero para pagar una factura y luego la cuenta se vence, deberá dinero adicional en intereses o recargos. Incluso si no está atado, se le debe pagar por el trabajo que ha realizado (o está a punto de hacer). Esperar el pago de una factura obstaculiza su entusiasmo por un proyecto y su compromiso con un cliente. "El cliente que no pagará" puede ser un arquetipo en el mundo de los negocios, pero hay pasos que puede seguir cuando se ignora su factura.

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Requerir pago por adelantado

El pago parcial ayudará a que todos sean responsables, pero el pago completo por adelantado es lo mejor. Cuando comience a exigir pagos por adelantado, perderá muchos negocios. Algunos clientes se quedan boquiabiertos cuando sugiere que paguen por adelantado, mientras que otros dicen amablemente: "No, lo siento, no puedo". Sin embargo, si está comprometido con su regla de facturación inicial, no le importará la reacción. Sabrá que gana tranquilidad al rechazar a un cliente desaliñado.

Agregue un cargo por asesinato a su contrato

Para suavizar el golpe de que el cliente pague el 100% por adelantado, puede incluir una tarifa de cancelación en su contrato. Eso significa que si el cliente rechaza el producto final, reembolsará una parte del pago. Sin embargo, el cliente no puede rechazar el proyecto simplemente para obtener un reembolso parcial, ya que no conservará los derechos del proyecto. El contrato de un escritor independiente puede decir: "El cincuenta por ciento de la tarifa total servirá como una tarifa de muerte no reembolsable para partes del trabajo realizado por el autor pero no aceptado por el cliente. El autor conservará los derechos sobre el Proyecto y el Cliente no utilizará ninguna parte del Proyecto por ningún motivo ".

Poner un límite a las facturas pendientes

Incluso si el cliente acepta el pago por adelantado, eso no significa que realmente lo pagarán. Eso no es un gran problema porque todavía no ha comenzado el proyecto, pero todavía es un fastidio pensar que tiene un cliente y luego descubrir que no pagarán. Su contrato o factura puede establecer límites diciendo: “Las facturas que no se pagan dentro de los 5 días hábiles se cancelarán automáticamente. El precio de las facturas canceladas no garantiza el mismo precio en futuras facturas para el mismo proyecto ".

Aclare sus términos

Incluso si el cliente está firmando un contrato, es posible que no lo lea detenidamente. Antes de que nadie firme, envíe un breve correo electrónico que describa los puntos principales del contrato. Aquí hay un ejemplo:

Hola (NOMBRE DEL CLIENTE)

¡Estoy tan emocionado de comenzar! Antes de seguir adelante, me encantaría estar en la misma página sobre algunos detalles de "letra pequeña". Si tiene alguna pregunta o si algo aquí no coincide con sus expectativas, necesidades o deseos, hágamelo saber.

  • Mi tarifa es de $ XXX y el costo de este proyecto es de $ XXX.
  • Recibirá una factura a través de (procesador de pagos) y le pido un 50% por adelantado.
  • Mi tiempo de entrega es de XXX días hábiles desde la recepción del pago.
  • Los proyectos vienen con dos rondas de revisiones. Las fotos son no incluido.
  • El resto de la factura vence dentro de los 10 días hábiles posteriores a la entrega del proyecto. Los derechos del proyecto siguen siendo míos hasta que la factura se pague por completo.

¿Suena bien? ¿No suena bien? ¡Házmelo saber!

(Tu nombre)

Esto no cubre completamente sus bases, para eso es el contrato, pero aclarará los detalles que los clientes comúnmente dicen, "Pero no sabía …". Cuando envíe el proyecto final, incluya un recordatorio sobre cuándo vence la factura y qué sucederá si no se paga.

Una palabra sobre las tarifas tardías

Definitivamente, puede agregar cargos por pagos atrasados ​​a su contrato, pero si un cliente no va a pagar, no puede pagar bajo ninguna circunstancia. Agregar un recargo por pago único o acumular recargos a medida que pasan las semanas puede hacer que sea menos probable que el cliente también pague. En lugar de agregar cargos por pagos atrasados ​​por el tiempo adicional que le toma buscar el pago, cargue al cliente más por adelantado. Por ejemplo, si no van a pagar el 100% por adelantado pero desea su negocio, agregue una tarifa del 5% al ​​costo total o simplemente calcule el tiempo extra al fijar el precio del proyecto.

Seguimiento agresivo de facturas impagas

Cuando una factura no se paga durante demasiado tiempo, debe ser agresiva al respecto. Eso no significa que debas comenzar siendo amenazante o grosero, pero no dudes en comunicarte con el cliente. Primero, envíe recordatorios: las herramientas de facturación como PayPal le permiten enviar un recordatorio que puede personalizar con una nota. Luego, envíeles un correo electrónico por separado. Puedes decir lo que creas apropiado para la situación:

  • Noté que la factura aún está pendiente. ¿Tiene alguna pregunta sobre el proyecto o alguna revisión que le gustaría discutir?
  • Me estoy registrando para ver cuándo puedo esperar el pago de la factura pendiente. Como recordatorio, venció el (fecha).
  • La factura que se envió el (fecha) aún no se ha pagado. Tendré que ver eso hoy (hora y zona horaria) hoy. * Este es notablemente efectivo: hay algo sobre el "Necesito …" que hace que las personas sientan que no tienen otra opción.
  • Lamentablemente, no he recibido el pago y no he tenido noticias tuyas. Si no recibo una respuesta antes del (hora) del (fecha), tendré que seguir los pasos que se detallan en nuestro contrato.

Lo sencillo que sea depende del cliente, qué tan lejos haya pasado la fecha límite de la factura y cuál es el problema. Si alguien con quien has trabajado durante años está enfermo, puedes ser más indulgente. Si tiene un nuevo cliente que no ha sido más que problemas, sea severo.

Enviar una carta de demanda

Si tiene un abogado, puede hacer que le envíen una carta de demanda, lo cual no es una amenaza legal pero está lo suficientemente cerca de uno como para que pague. También puede enviar una carta de demanda usted mismo como un movimiento preventivo. Comunicará que el siguiente paso es involucrar a un abogado, lo que la mayoría de la gente quiere evitar.

Su carta de demanda debe ser profesionalmente educada: puede ser emocional y enojado, pero esto sigue siendo un negocio, y la desafortunada verdad es que las facturas impagas son inevitables. Esto es lo que debe incluir en una carta de demanda:

  • Una descripción general de los hechos principales, incluido el nombre del proyecto, la fecha de entrega, cuándo se enviaron la factura y los recordatorios, y cuándo fue la última vez que escuchó al cliente.
  • Una declaración clara de exactamente lo que quieres. Este puede ser el total adeudado o puede ser el total más un recargo por retraso si eso es lo que dice su contrato.
  • El día y la hora en que debe recibir el pago o una respuesta. 7-10 días hábiles es apropiado.
  • Una declaración de que deberá involucrar a un abogado o agencia de cobranza si la situación continúa.

A menudo, esto es suficiente para que el cliente pague o al menos para responder y resolver algo. Sin embargo, si aún no lo hacen, es hora de presentar una demanda en la corte de reclamos menores y / o contactar a un abogado.

Ejemplo de carta de demanda

Estimado cliente),

El (fecha), completé (nombre del proyecto) y se lo envié por correo electrónico. Respondiste al día siguiente agradeciéndome por el proyecto y diciendo que se veía genial. La factura que se envió originalmente el (fecha) y se pagó parcialmente (50%) se volvió a enviar el (fecha) con un recordatorio para pagar el saldo. Luego envié más recordatorios de facturas el (fecha) y (fecha), junto con correos electrónicos el (fecha) y (fecha). Adjunto capturas de pantalla de los recordatorios de facturas y correos electrónicos.

Realice el pago de $ XXX en 10 días hábiles. Para aclarar, el plazo final de pago es a las 5 p.m. EST el (fecha). Si no puede realizar ese pago, comuníquese conmigo antes del (hora) del (fecha) para elaborar un cronograma de pago alternativo.

Si no tengo noticias suyas y la factura sigue sin pagar, me pondré en contacto con mi abogado el (fecha) y seguiré las vías legales necesarias. Como recordatorio, esta información se encuentra en el contrato que ambos firmamos, que adjunto aquí para su conveniencia.

Sinceramente,

(Su nombre e información de contacto)

Pensamientos finales

Bien, aquí está: es posible que nunca te paguen. Apesta, pero sucede. En algún momento, puede decidir que el costo de contratar a un abogado o el tiempo requerido para ir a la corte de reclamos menores no vale la pena. Cuando decidas recibir el golpe y perder el dinero, intenta superarlo rápidamente. Cada profesional y negocio independiente tiene una historia sobre ese cliente que nunca pagó y se salió con la suya. Este es también el momento perfecto para actualizar sus prácticas de facturación para protegerse en el futuro.

En el futuro, recuerde que puede evitar clientes problemáticos confiando en su instinto. Después de haber estado en el negocio por un tiempo, puede saber si será difícil o encantador trabajar con un cliente después de su contacto inicial. Cuando note banderas rojas, considere rechazar el trabajo: los clientes que no pagan o que se comen su tiempo de otra manera diluyen sus ganancias. Incluso si le pagan al final, la molestia no siempre vale la pena.

Si espera impacientemente a que se le pague una factura, definitivamente no está solo. Es común y desalentador, y es parte de lo que te suscribes cuando eres el jefe. Hay todo tipo de formas de hacer crecer tu negocio, y estas malas lecciones son a menudo la motivación para exigir mejor la próxima vez.

¿Tienes una historia sobre un cliente que nunca pagó? ¿O te estás volviendo loco con un cliente en este momento por esto? Dime en los comentarios.

Imagen destacada a través de emojoez / shutterstock.com