Una guía de inicio rápido para la gestión de proyectos


Ágil. Melé. Cascada. Estratégico. Adaptado. IMPERTINENTE. Six Sigma Palabras de moda, todos y cada uno. Son palabras de moda importantes para la gestión de proyectos, pero sin antecedentes en saber lo que significan y cómo entenderlas, no te hacen mucho bien. Queremos echar un vistazo de alto nivel a la gestión de proyectos, para que aquellos de ustedes que estén estudiando esta área (o que ya estén trabajando en ella) vean algunos pasos, tareas y metodologías bastante estándar con los que se encontrarán a lo largo del proceso. camino. Administrar proyectos es un trabajo importante y queremos asegurarnos de que esté equipado para manejarlo lo mejor que pueda.

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¿Qué es la gestión de proyectos?

Desde una perspectiva de alto nivel, la gestión de proyectos es solo eso: una perspectiva de alto nivel de toda la estructura de un proyecto en el que está trabajando. Desde su inicio hasta la eficacia, la dotación de personal y el tiempo, el marketing y los ingresos, ser un gerente de proyecto puede ser una gran presión. Usted es quien se asegura de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto.

Ese es también el verdadero meollo de la gestión de proyectos. Usted se asegura de que se cuiden todos y cada uno de los detalles del proyecto. Puede usar varias metodologías para hacerlo, junto con varias herramientas y aplicaciones. Pero las mejores herramientas, metodologías y estrategias no ayudarán si no conoce las razones para usarlas y aprovecharlas al máximo. Para eso estamos aquí.

Gestión de proyectos, paso a paso

Cada proyecto es diferente, pero si ha sido asignado como gerente, querrá desglosar el proyecto tanto como sea posible. Las piezas más pequeñas y del tamaño de un bocado hacen que todo sea mucho más manejable. Tanto para ti como para tu equipo.

Si bien los presentamos en una lista ordenada de pasos, es posible que no los acepte todos para cada proyecto. O su flujo de trabajo personal podría reordenar algunos. Incluso omítalos por completo. Queremos que sea una guía general para que pueda ver qué es realmente la gestión de proyectos. Fuera de unos pocos (como los números 1 y 7), realmente puede tratarlos como una lista de elementos para considerar cuando trabaje en un proyecto.

  1. Delinear el alcance del proyecto.
  2. Determinar qué roles son necesarios para el éxito del proyecto.
  3. Forme un equipo basado en esos roles.
  4. Desglosar el proyecto en tareas pequeñas
  5. Asignar tareas a los miembros apropiados del equipo.
  6. Trabaje en esas tareas asignadas y monitoree el progreso del equipo, respondiendo preguntas y preocupaciones, corrigiendo el curso si es necesario
  7. Finalizar tareas y finalizar proyecto

Estos siete pasos son bastante simples. Pero no son fáciles. Sin embargo, a medida que comience a trabajar como gerente de proyectos, asegurarse de que esté organizado y encaminado es primordial.

1. Resuma el alcance del proyecto

La primera parte de casi cualquier trabajo de gestión de proyectos es determinar cuál será el alcance del proyecto. Esta etapa particular es diferente para todos, pero el resultado general debería ser que usted y su cliente (o jefe) están en la misma página para objetivos y presupuesto general, que tienes un lista completa de características y requisitos a tu disposición, y con los que tienes a mano, elabora un plan para evitar tantos obstáculos y desafíos potenciales como sea posible.

Saber todo lo que pueda lo prepara para determinar su equipo, su línea de tiempo, su software y su metodología. Una vez que tenga esto en mente, probablemente debería pensar en armar su equipo.

2. Determine las habilidades necesarias de su equipo

En algunos casos, es posible que no necesite hacer este paso. Si tiene un equipo en particular con habilidades particulares, sabrá lo que cada miembro ya hace. Pero si usted es una empresa de consultoría que asume una gran variedad de clientes diferentes, es posible que necesite un contador forense en un proyecto y un arquitecto en otro. Si ha delineado adecuadamente el alcance de su proyecto, debe saber exactamente qué tipos de habilidades necesita para que el proyecto funcione.

3. Forme un equipo con las habilidades necesarias

Nuevamente, si ya tiene un equipo en particular con el que trabaja, no necesitará buscar personas según sus necesidades. Si Sally es la mejor codificadora de Python que conoces, entonces tal vez intentes reclutarla sobre otros codificadores en el departamento. Esa clase de cosas. Como gerente de proyectos, es su trabajo asegurarse de contar con las mejores personas para llevar a cabo el proyecto. Probablemente también tenga que trabajar con otros horarios y gerentes, recuerde.

Conocimiento quien organizar un proyecto es tan importante como cualquier otra cosa. Tal vez no solo por habilidades difíciles, tampoco. Las habilidades blandas como la gestión del tiempo y la personalidad pueden marcar una gran diferencia y también son consideraciones para los gerentes de proyecto.

4. Divide el proyecto en pedazos pequeños

Esta parte es fácil, y es realmente donde debe determinar qué metodología utilizará también. Al mirar la vista de arriba hacia abajo del proyecto de nivel superior, debería poder verla en detalle granular.

Desea poder ver el proyecto de dos maneras: como hitos y como grupos de tareas.

Con esto en mente, puede organizar el proyecto en Trello, Asanau otra gestión de proyectos aplicación o enchufar. También puede trabajar el proyecto en un método de organización como Ágil o Melé en este punto. Desglosado de la manera correcta, con el equipo adecuado, las herramientas adecuadas y la metodología correcta, básicamente puede entregar tareas como un distribuidor de póker en un casino.

5. Asignar tareas a los miembros apropiados del equipo

Este paso es bastante sencillo. Como ha desglosado las cosas en tareas específicas y en el orden en que deben ocurrir, puede usar la administración de su proyecto software para asignar a su equipo lo que necesitan. Y cuando necesitan hacerlo.

En Elegant Themes, utilizamos Asana para que el equipo de contenido se encargue de esto. Tenemos columnas para varias etapas de un proyecto, como inicio, aprobación, programación. Cada artículo consta de diferentes subtareas para el flujo de trabajo que realizamos desde la redacción, revisión, revisión y publicación. Y cada una de las subtareas se asigna a la persona adecuada a medida que se completan las anteriores.

Cualquier software permitirá a los gerentes de proyecto hacer esto, de verdad. Y si trabajas con cascada, Agile, Scrum o algo completamente diferente, lo básico sigue alineado.

6. Trabajo y curso de corrección del proyecto

Como gerente de proyectos, su trabajo a menudo se carga por adelantado. Siga los pasos 1-5 y, si tiene suerte (tal vez De Verdad afortunado), el paso 6 se dispara sin problemas. Sin embargo, de manera realista, surgirá algún tipo de problema. Tal vez es algo tan simple como un miembro del equipo que toma licencia por enfermedad. Por lo tanto, sus tareas deben reasignarse o reprogramarse. Tal vez un desarrollador se encuentra con un error importante que necesita mucha más limpieza de la base de código de lo que había planeado. O bien, todo podría ser un choque de trenes de principio a fin, y todos los días sucede algo que no podría haber tenido en cuenta, y está en modo de control de daños desde el amanecer hasta el anochecer.

Sin embargo, todo eso es normal. Tendrá una sólida comprensión del proyecto en este punto, y desde esa perspectiva, debería ser capaz de mover las cosas (tareas, fechas de vencimiento, recursos presupuestarios, etc.) para mantener las cosas en curso lo suficientemente bien como para cumplir con lo acordado. sobre las metas que se establecieron durante el Paso 1.

Además, su equipo tendrá preguntas durante esta fase. Llegarán a ti con problemas que estarás listo para resolver porque ya lo has planeado. Los gerentes de proyecto son proactivos, y el Paso 6 es donde puedes ser reactivo a lo que tu equipo necesita de ti. Y es donde su equipo necesita ser proactivo para que todo funcione sin problemas, por lo que es de esperar que haya realizado su debida diligencia en los Pasos 2 y 3.

7. Terminar

Haga un balance de dónde está todo. Con suerte, ha dejado suficiente tiempo en su calendario para el control de calidad y la revisión. A medida que las personas de su equipo entreguen su trabajo y lo agrupen en un todo coherente, indudablemente encontrará algunas cosas que deben pulirse. No te preocupes por eso. Es normal. Solo trabaje en ello, hágalo brillar y vuelva a revisar su contrato inicial para asegurarse de que ha salpicado todos sus i y ha cruzado todos sus t.

Cuando eso se hace cargo … todo se hace cargo. Has gestionado tu proyecto, ¡y es hora de hacerlo todo de nuevo con el siguiente!

Ágil, Scrum, Asana, Trello y más

Con el tiempo, hemos reunido una serie de artículos de gestión de proyectos para usted. A medida que profundice en cada aspecto de ser un gerente de proyecto, surgirán diferentes dificultades de vez en cuando. Queremos asegurarnos de que tenga la mejor y más precisa imagen de lo que le espera, así que aquí hay un breve resumen de lo que es la gestión de proyectos Agile, comprender Lean y Scrum, y varias otras herramientas y aplicaciones que tomarán sus estilos de gestión y habilidades para el siguiente nivel.

Con todo esto en su base de conocimiento, su experiencia en gestión de proyectos será inigualable.

Conclusión

La gestión de proyectos es un trabajo difícil. Debe ser organizado y proactivo, asegurándose de que se tengan en cuenta todos los detalles (idealmente, incluso antes de comenzar a trabajar). Sin embargo, entrar con un plan de juego y un conocimiento práctico de diversas herramientas y metodologías, así como una idea de reunir al equipo adecuado que pueda colaborar y usar sus habilidades para complementarse mutuamente, llevará su proyecto de principio a fin. El mejor camino.

¿Cuál es su mejor consejo para gestionar proyectos?

Imagen destacada del artículo de LanKogal / shutterstock.com